Wszystkie firmy rozpoczynając działalność w danym kraju, mimo, że zaczynają od działania na małą skalę to muszą prowadzić księgowość, odliczać podatki i naliczać płace jak wszystkie inne przedsiębiorstwa. Jeśli jednak nie chcą ponosić znacznych kosztów na utrzymanie własnych zasobów to pierwsze kroki powinny skierować do outsourcera.

Duże polskie firmy (w szczególności te od lat realizujące zadania własnymi siłami), obawiają się korzystania z  usług outsourcingu, co wynika z klasycznej niechęci do zmiany, braku zrozumienia nowoczesnych zasad organizacji pracy oraz nieuzasadnionej wygody, aby posiadać księgowość „pod ręką”. Jednak outsourcing księgowości w rzeczywistości prowadzi do redukcji kosztów np. obsługi kadrowej, zwiększenia dostępności i jakości danych finansowych oraz usprawnienia kontroli nad operacjami księgowymi.

Jeśli to nie są przekonywujące argumenty, to warto zastanowić się z jakimi kosztami wiąże się posiadanie odpowiednich kompetencji w swojej firmie.  Otóż poza wynagrodzeniem pracowników księgowości i działu obsługi kadr, trzeba też zainwestować w system księgowy i kadrowy, zakupić komputery, wynająć dodatkową powierzchnię, a także, co jakiś czas zapewnić możliwość podnoszenia kwalifikacji, poprzez szkolenia, czasopisma branżowe, dostęp do serwisów specjalistycznych, etc. Ponadto wyliczając etatyzacje niezbędną, należy uwzględnić także urlopy, choroby, średnią jakość pracowników – co przekłada się na efektywność pracy, rotacje, a co za tym idzie na nadmiarowe zasoby, czyli w efekcie koszty.

W strukturach outsourcerów zazwyczaj występują bardzo doświadczone osoby, które kontrolują wszystkie zaksięgowane operacje, nawet dla najmniejszych Klientów. Ponadto wspierane są przez osoby z kompetencjami w zakresie projektowania systemów raportowania . Dzięki temu, z jednej strony zapewniona jest wysoka jakość, z drugiej strony koszt jest zdecydowanie niższy, niż zatrudnienie takiego fachowca do swojej firmy – ponieważ u outsourcera, koszt taki rozprasza się na kilku Klientów. Ponadto, firmy outsourcingowe często są firmami multidyscyplinarnymi, w których księgowi zauważając pewne zagadnienia, mogą współpracować z działami podatkowymi czy działami doradztwa biznesowego, aby je rozwiązań. Posiadanie takich kompetencji w małej spółce wydaje się co najmniej nieefektywne a na pewno jest kosztowne.

Profesjonalne usługi księgowe małą niemałe znaczenie dla kontroli operacji księgowych i optymalizacji systemu. Nie ulega wątpliwości, że ta sfera prowadzenia własnej księgowości, wymaga od firmy inwestycji i wiedzy. natomiast outsourcer, z racji obsługi wielu podmiotów, musi znać swój system księgowy bardzo dobrze i potrafić go w pełni wykorzystać. Za optymalizacją systemu często stoi sztab ludzi, rozpoczynając na specjalistach księgowych, a kończąc na informatykach. Outsourcer także  inwestuje w usprawnienia swojego systemu, co dla małej spółki może być nieosiągalne.

Jako, że budowanie zasobów wiedzy, systemów i doświadczeń nie jest też procesem krótkotrwałym to warto skorzystać z usług outsourcera już na etapie zakładania firmy, aby uniknąć kosztów i pracy. Oczywiście, najlepszą praktyką jest przeprowadzenie analizy zalet i wad takiego rozwiązania, a przy wyborze outsourcera, – zwrócenie uwagi na reputację i referencje partnera, z którym wiąże się na lata.

]]>